Lo storico di un condominio
Lo storico di un condominio è tutto quello che è già stato detto e deciso: le mail, i verbali, i preventivi, le telefonate, i lavori aperti, le scadenze, le promesse fatte in assemblea e quelle fatte al telefono. Non sta in nessun programma, e non perché nessuno l'abbia scritto: non è un dato, è la somma di dieci archivi diversi, e l'unico indice è la memoria dell'amministratore
Dove sta, oggi
Prova a pensare all'ultimo condominio che hai avuto per le mani, e a dove sta la sua storia
Nella casella di posta. Nel gestionale, ma solo la parte contabile. In una cartella sul computer, con i PDF. In un'altra cartella, con le foto che ti ha mandato il condòmino. In un gruppo di messaggi che non hai mai chiesto di avere. In un foglio di calcolo che aggiorni tu. Su un blocco di carta accanto al telefono. Nelle mani del collaboratore che ha seguito i lavori due anni fa. E il resto nella tua testa
Nessuno di questi posti è sbagliato. Il problema è che sono dieci, e che per rispondere a una domanda sola bisogna aprirne almeno quattro
Serve in cinque momenti, e sono tutti momenti in cui non hai tempo
- Prima di un'assemblea, quando devi sapere che cosa era stato promesso l'anno scorso e a che punto è
- Mentre squilla il telefono, e mentre rispondi devi ricordarti chi è, di quale palazzo, e se ha già scritto per la stessa cosa
- Quando prendi un condominio da un altro amministratore, e la consegna è un raccoglitore e una cartella compressa
- Quando entra un collaboratore nuovo, e tutto quello che sai tu deve passare a voce
- Quando qualcosa finisce davanti a un legale, e serve la data esatta di una comunicazione
Il gestionale non ce l'ha, e non è un suo difetto
Il gestionale sa quanto deve ogni condòmino. Lo sa benissimo, al centesimo, ed è per quello che è stato costruito: contabilità, bilanci, riparti, tabelle millesimali, rendiconto
Quello che non sa è il resto: che il tetto perde da marzo, che il preventivo del lattoniere è fermo perché aspetta un sopralluogo, che la signora del secondo ha già scritto tre volte, che l'assemblea aveva deciso di risentirsi a settembre. Non lo sa perché non gliel'ha detto nessuno, e nessuno glielo dirà: sono cose che nascono in una mail o in una telefonata, e per entrare in un gestionale dovrebbero essere trascritte a mano da qualcuno
C'è anche una ragione più profonda. Il codice civile elenca i registri che l'amministratore deve tenere — anagrafe, verbali delle assemblee, nomina e revoca, contabilità, art. 1130, numeri 6 e 7 — e impone di conservare, non di ritrovare. Nessuna norma chiede che la storia di un palazzo sia consultabile in una pagina sola, ed è per questo che nessun programma l'ha mai fatta
Una pagina per condominio, e la riempie da sé
Ci confluiscono le mail smistate, le attività e le scadenze, i preventivi, i verbali, le telefonate registrate a mano, i solleciti. Nessuno aggiorna niente: la pagina è fatta di quello che è già successo altrove nel programma
Sopra c'è la sintesi, ed è la parte su cui siamo più prudenti che su qualsiasi altra: l'intelligenza artificiale che la scrive non aggiunge fatti, li ricopia con nome e data. È scritto nelle istruzioni vere che il programma le manda — «senza inventare nulla che non sia nell'elenco» — e se un fatto non c'è nelle fonti, non c'è nella sintesi
Da lì escono due cose che si usano davvero: il riepilogo che arriva ogni mattina per email, e il «a che punto siamo» da leggere nei trenta secondi prima di rispondere al telefono. La sintesi si stampa, e si porta in assemblea
Gli altri due pezzi del mestiere hanno la loro pagina: la posta e i conti dello studio
Domande
Da dove prende le informazioni?
Da quello che è già dentro Millesia: posta smistata, attività, scadenze, preventivi, verbali, telefonate. Non va a cercare niente fuori
Posso aggiungere una cosa detta al telefono?
Sì, e in uno dei piani è previsto un registro delle telefonate che serve proprio a quello
La sintesi si può sbagliare?
Può scegliere male che cosa mettere in evidenza. Non può inventare un fatto: cita quello che trova, con la sua data, e sotto ci sono le fonti da cui l'ha preso
Guardalo funzionare, o raccontaci come lavori
La dimostrazione si apre senza registrarsi e senza password. Il questionario sono diciotto domande, una per schermata, e a chi risponde mandiamo il confronto anonimo con tutti gli altri studi