Registro delle attività di trattamento

1.Titolare e struttura del registro

1.1 Il presente registro è tenuto ai sensi dell'art. 30 GDPR e riporta, distintamente, i trattamenti di cui Millesia è titolare (§ 2, art. 30, par. 1, GDPR) e le categorie di trattamento svolte per conto dei Clienti (§ 3, art. 30, par. 2, GDPR).

1.2 Il registro è aggiornato quando muta un elemento in esso indicato e, in ogni caso, è riesaminato almeno una volta all'anno. Il primo riesame è fissato al 31 marzo 2027. La versione pubblicata corrisponde a quella tenuta da Millesia.

1.3 La pubblicazione non è obbligatoria: l'art. 30 GDPR ne prescrive la tenuta e l'esibizione all'autorità di controllo su richiesta.

2.Trattamenti di cui Millesia è titolare

T1 · Indagine sull'organizzazione degli studi

T2 · Richieste di contatto e di crediti

T3 · Contatto telefonico per l'invito all'indagine

T4 · Protezione dei moduli dagli invii automatizzati

T5 · Account, contratti e assistenza dei Clienti

T6 · Gestione delle Violazioni dei dati personali

3.Categorie di trattamento svolte per conto dei Clienti

R1 · Dati dei condomìni amministrati

4.Trasferimenti verso Paesi terzi

4.1 L'elenco dei fornitori e dei relativi luoghi di trattamento è quello pubblicato nella pagina CHI TOCCA I TUOI DATI, alla quale si rinvia per evitare divergenze tra documenti.

4.2 Le clausole contrattuali tipo sono quelle adottate dalla Commissione europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914 — art. 46, par. 2, lett. c, GDPR. L'adesione al quadro UE-Stati Uniti per la protezione dei dati, ove indicata, si riferisce alla decisione di esecuzione (UE) 2023/1795, in vigore e impugnata con ricorso pendente dinanzi alla Corte di giustizia, e si aggiunge alle clausole contrattuali tipo, sulle quali Millesia fonda in ogni caso i trasferimenti.

4.3 Millesia ha documentato, per ciascun trasferimento, la valutazione del livello di protezione assicurato nel Paese di destinazione e le misure supplementari adottate. La valutazione è riesaminata almeno annualmente; il Cliente può richiederne copia scrivendo a privacy@millesia.net.

5.Misure di sicurezza

5.1 Descrizione generale ai sensi dell'art. 30, par. 1, lett. g, GDPR:

• cifratura dei dati in transito e a riposo;
• separazione dei dati tra i Clienti imposta a livello di banca dati e verificata mediante prove automatiche dedicate;
• autenticazione a due fattori per il personale con accesso ai sistemi;
• copie di sicurezza giornaliere, con prove di ripristino documentate;
• registrazione degli accessi e delle operazioni, con registro degli accessi del personale consultabile dal Cliente;
• limitazione degli accessi secondo il principio del minimo privilegio;
• assenza di accessi anonimi in lettura e in scrittura alla banca dati del sito: i moduli transitano dai sistemi di Millesia e le regole di accesso operano a livello di singola registrazione;
• procedura interna per la gestione delle Violazioni dei dati personali.

5.2 Le medesime misure costituiscono obbligazioni contrattuali nell'Allegato B dell'ACCORDO SUL TRATTAMENTO.

6.Funzioni che impiegano l'intelligenza artificiale

6.1 La Piattaforma impiega un modello linguistico per lo smistamento della corrispondenza, la redazione di bozze e l'assistente sui dati dello studio. Il modello non è impiegato per il calcolo di millesimi, riparti, adeguamenti ISTAT, saldi e chiusure.

6.2 Al modello sono trasmessi i soli dati necessari alla singola operazione. I dati non sono utilizzati per l'addestramento e sono conservati dal fornitore secondo i termini standard del medesimo, che ne prevedono la cancellazione entro trenta giorni, salvo i casi previsti dalle condizioni del fornitore.

6.3 Nessuna comunicazione è inviata senza l'approvazione di una persona incaricata dal Cliente. I contenuti generati mediante intelligenza artificiale sono contrassegnati come tali.