1.Funzione dell'atto
1.1 Quando il titolare del trattamento dei dati personali dei condòmini è il condominio, l'amministratore che tratta tali dati per suo conto agisce in qualità di responsabile del trattamento. Il rapporto deve essere disciplinato da un contratto o da altro atto giuridico, in forma scritta, anche elettronica — art. 28, parr. 3 e 9, del Regolamento (UE) 2016/679, «GDPR».
1.2 Millesia genera, per ciascun condominio amministrato, l'atto di nomina precompilato con i dati del condominio e dello studio, pronto per la sottoscrizione. La funzione è disponibile nella Piattaforma; il testo riprodotto al § 3 corrisponde a quello generato, con i campi variabili indicati tra parentesi quadre.
1.3 La raccolta delle sottoscrizioni e la conservazione dell'atto restano a carico dello studio. Millesia non assume il ruolo di consulente del Cliente in materia di protezione dei dati personali.
2.Ripartizione dei ruoli
| Soggetto | Ruolo | Titolo |
|---|---|---|
| Il condominio | Titolare del trattamento dei dati dei propri condòmini | Per legge, in quanto determina finalità e mezzi del trattamento |
| Lo studio di amministrazione | Responsabile del trattamento | Nominato dal condominio con il presente atto |
| Millesia Srl | Sub-responsabile del trattamento | Autorizzata dallo studio con l'ACCORDO SUL TRATTAMENTO |
2.1 Ciascun soggetto della catena non può conferire al successivo obblighi meno rigorosi di quelli assunti verso il precedente. Per questa ragione l'Accordo sul trattamento riproduce gli obblighi dell'art. 28 GDPR senza attenuazioni.
2.2 La ripartizione indicata presuppone che il ruolo di titolare spetti al condominio. Ove lo studio tratti determinati dati in qualità di titolare, per tali trattamenti il presente atto non si applica.
3.Testo dell'atto
I campi tra parentesi quadre sono compilati dalla Piattaforma con i dati del condominio e dello studio.
ATTO DI NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO
ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679
Il Condominio [denominazione], con sede in [indirizzo], codice fiscale [codice fiscale], in persona dell'amministratore che agisce in esecuzione della deliberazione assembleare del [data della delibera di nomina], di seguito il «Titolare»,
nomina
lo studio [denominazione dello studio], con sede in [indirizzo], partita IVA [partita IVA], in persona di [nome e qualifica del sottoscrittore], di seguito il «Responsabile»,
responsabile del trattamento dei dati personali connessi all'amministrazione del condominio, alle condizioni che seguono.
Art. 1 — Oggetto, natura, finalità e durata
Il Responsabile tratta i dati personali per l'esecuzione dell'incarico di amministrazione, con particolare riguardo alla tenuta dell'anagrafe condominiale, alla contabilità e ai riparti, alla gestione della corrispondenza, delle assemblee e dei rapporti con i fornitori. Il trattamento consiste nella raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, organizzazione, estrazione, comunicazione e cancellazione dei dati. La nomina ha la medesima durata dell'incarico di amministrazione e cessa con esso, fermo quanto previsto dall'art. 10.
Art. 2 — Categorie di Interessati e categorie di dati
Il trattamento riguarda i dati personali di condòmini, proprietari e conduttori delle unità immobiliari, consiglieri, fornitori del condominio, tecnici e professionisti incaricati, nonché dei mittenti e destinatari della corrispondenza.
Le categorie di dati comprendono dati identificativi e di contatto, codice fiscale e partita IVA, dati catastali e millesimali, dati contabili e relativi ai pagamenti delle quote condominiali, compresi i ritardi, contenuto della corrispondenza e documenti del condominio.
Il trattamento non è destinato ai dati di cui agli artt. 9 e 10 GDPR. Tali dati, ove risultino necessari all'amministrazione o siano comunicati dagli Interessati, sono trattati nei soli limiti indispensabili e non sono oggetto di elaborazioni ulteriori.
Art. 3 — Istruzioni del Titolare
Il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, salvo che il trattamento sia richiesto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro. Costituiscono istruzione documentata il presente atto, la deliberazione di nomina dell'amministratore e le successive deliberazioni assembleari.
Il Responsabile informa il Titolare qualora ritenga che un'istruzione violi la disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Art. 4 — Riservatezza e personale autorizzato
Le persone autorizzate al trattamento si sono impegnate per iscritto alla riservatezza e l'autorizzazione è limitata a quanto necessario alle rispettive mansioni.
Art. 5 — Misure di sicurezza
Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui la cifratura dei dati in transito e a riposo, la limitazione degli accessi al personale autorizzato, l'autenticazione a due fattori sui sistemi che trattano i dati del condominio, copie di sicurezza con prove di ripristino e la registrazione degli accessi e delle operazioni.
Art. 6 — Sub-responsabili
Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile a ricorrere a Sub-responsabili per i servizi informatici necessari all'esecuzione dell'incarico, tra i quali Millesia Srl, fornitore della piattaforma gestionale.
Il Responsabile stipula con ciascun Sub-responsabile un atto che impone obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli del presente atto e resta responsabile del rispetto di tali obblighi.
Il Responsabile comunica al Titolare ogni aggiunta o sostituzione di Sub-responsabili con un preavviso di almeno trenta giorni; entro tale termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli attinenti alla protezione dei dati.
Art. 7 — Trattamenti in Paesi terzi
Il trattamento avviene nello Spazio economico europeo, salvo i trasferimenti effettuati dai Sub-responsabili nei limiti indicati nell'elenco messo a disposizione del Titolare ai sensi dell'art. 6. Tali trasferimenti sono assistiti dalle garanzie previste dal Capo V del GDPR, in particolare dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea.
Art. 8 — Violazioni dei dati personali
Il Responsabile informa il Titolare di ogni Violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro ventiquattro ore dal momento in cui ne acquisisce conoscenza, fornendo le informazioni necessarie alla valutazione del rischio e agli adempimenti di cui agli artt. 33 e 34 GDPR. Qualora non tutte le informazioni siano disponibili, la prima comunicazione è comunque effettuata entro il predetto termine e le informazioni mancanti sono trasmesse senza ulteriore ingiustificato ritardo.
La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli Interessati competono al Titolare, che a tal fine può avvalersi dell'assistenza del Responsabile.
Art. 9 — Assistenza al Titolare e diritti degli Interessati
Il Responsabile assiste il Titolare nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli Interessati e negli adempimenti di cui agli artt. 32 a 36 GDPR. Mette altresì a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR e consente le attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte dal Titolare o da un soggetto da questi incaricato, con preavviso di almeno quindici giorni e senza pregiudizio per la continuità del servizio.
Art. 10 — Cessazione dell'incarico
Cessato l'incarico di amministrazione, il Responsabile consegna al Titolare, o all'amministratore subentrante da questo indicato, i dati e la documentazione del condominio, e cancella le copie residue, salvo quanto debba conservare per obbligo di legge e per il solo tempo previsto. Resta fermo l'obbligo di consegna della documentazione previsto dall'art. 1129 c.c.
Art. 11 — Trattamenti in qualità di titolare
Restano estranei al presente atto i trattamenti che il Responsabile effettua in qualità di titolare per adempiere a obblighi di legge propri, in particolare in materia fiscale, contabile, previdenziale e antiriciclaggio.
Luogo e data: [luogo], [data]
Per il Titolare: [firma] — Per il Responsabile: [firma]
4.Compilazione automatica
4.1 I campi variabili corrispondono ai dati già presenti nella Piattaforma: denominazione, sede e codice fiscale del condominio, dati dello studio, data della deliberazione di nomina, luogo e data di sottoscrizione.
4.2 Il documento è generato in formato modificabile e può essere adattato dallo studio prima della sottoscrizione.
5.Limiti dell'atto
5.1 L'atto non sostituisce l'informativa agli Interessati, che resta obbligo del titolare del trattamento — artt. 13 e 14 GDPR.
5.2 L'atto non determina la ripartizione dei ruoli, che consegue alla disciplina applicabile e alle circostanze concrete. Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento n. 209 del 10 aprile 2025, ha avviato una consultazione pubblica sulle «Linee guida sul trattamento dei dati personali nell'ambito del condominio». Ove le linee guida siano adottate in via definitiva con una diversa ripartizione dei ruoli, Millesia aggiorna il testo generato dalla Piattaforma e ne informa i Clienti.
5.3 Il testo è predisposto in via generale e non tiene conto delle circostanze del singolo condominio. Se ne raccomanda l'esame da parte del proprio consulente prima della sottoscrizione.
Per una copia in formato modificabile o per segnalare un errore nel testo: privacy@millesia.net — Millesia Srl, via Giulio Uberti 34, 20900 Monza (MB).