Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati

1.Ripartizione dei ruoli

1.1 La valutazione d'impatto sulla protezione dei dati prevista dall'art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») è effettuata dal titolare del trattamento, prima di procedere al trattamento, quando questo può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

1.2 Per i trattamenti di cui Millesia Srl («Millesia») è titolare, la valutazione compete a Millesia.

1.3 Per i dati personali che il Cliente tratta mediante la Piattaforma, compresi quelli dei condòmini, il titolare del trattamento è il Cliente o, ove il ruolo gli spetti, il condominio amministrato. Millesia agisce in qualità di responsabile o di sub-responsabile del trattamento e assiste il titolare nella valutazione d'impatto, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni di cui dispone — art. 28, par. 3, lett. f, GDPR.

2.Trattamenti di cui Millesia è titolare

2.1 Millesia ha verificato se i trattamenti di cui è titolare richiedano una valutazione d'impatto, alla luce dei casi previsti dall'art. 35, par. 3, GDPR, dei criteri indicati nelle Linee guida in materia di valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (WP 248 rev.01) e dell'elenco delle tipologie di trattamento adottato dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018.

2.2 La verifica ha riguardato la gestione del sito; l'indagine di settore sugli studi di amministrazione condominiale, compresi i contatti effettuati per invitare alla compilazione del questionario; la gestione delle richieste di contatto; la gestione degli account, dei contratti e della fatturazione dei Clienti.

2.3 All'esito della verifica non ricorre alcuno dei casi né alcuno dei criteri che rendono la valutazione dovuta. I trattamenti non comportano valutazioni o attribuzioni di punteggi, decisioni automatizzate, monitoraggio sistematico, trattamenti su larga scala, dati appartenenti a categorie particolari o di natura altamente personale, né l'impiego di tecnologie innovative. La valutazione d'impatto non è pertanto dovuta. L'esito è riesaminato in caso di modifica dei trattamenti.

3.Trattamenti svolti per conto dei Clienti

3.1 Millesia ha svolto la medesima verifica con riferimento ai trattamenti che il Cliente effettua mediante la Piattaforma.

3.2 Ricorrono due dei criteri indicati nelle Linee guida WP 248 rev.01: l'uso innovativo di soluzioni tecnologiche, costituito dall'impiego di un modello linguistico di intelligenza artificiale sulla corrispondenza e sui documenti del condominio, e il trattamento di dati di natura altamente personale, costituiti dalla corrispondenza elettronica e dai dati contabili e di pagamento. Il provvedimento del Garante n. 467 dell'11 ottobre 2018 annovera tra i trattamenti da sottoporre a valutazione d'impatto quelli effettuati mediante sistemi di intelligenza artificiale, qualora ricorra almeno un altro dei criteri indicati nelle Linee guida.

3.3 La valutazione d'impatto è pertanto dovuta dal titolare del trattamento. Millesia predispone una valutazione d'impatto di supporto che descrive i trattamenti svolti mediante la Piattaforma, ne valuta la necessità e la proporzionalità, individua i rischi per gli Interessati e le misure adottate per affrontarli. Il Cliente integra la valutazione con gli elementi relativi alla propria organizzazione e la adotta sotto la propria responsabilità.

4.Stato e tempi

4.1 La valutazione d'impatto di supporto è messa a disposizione di tutti i Clienti entro il 31 ottobre 2026.

4.2 Il Cliente può richiederne copia, o chiarimenti sul suo contenuto, scrivendo a privacy@millesia.net.

5.Riesame

5.1 Millesia riesamina la verifica di cui ai §§ 2 e 3 e la valutazione d'impatto di supporto almeno una volta all'anno e, in ogni caso, quando interviene una modifica rilevante dei trattamenti, quale il ricorso a un nuovo Sub-responsabile, l'introduzione di una nuova funzione che impiega il modello di intelligenza artificiale o il trattamento di nuove categorie di dati. Millesia informa i Clienti delle modifiche che incidono sulla valutazione.